O Certificado Digital oferece uma série de vantagens e benefícios para qualquer pessoa, física ou jurídica, que adquira o seu. Alguns exemplos são o acesso completo ao portal da Receita Federal e a declaração de Imposto de Renda pré-preenchida, assinatura digital de qualquer tipo de documento ou contrato com equiparação jurídica àquela manuscrita e com firma reconhecida em cartório e, ainda, acesso a um número de portais públicos eletrônicos.

Para algumas pessoas, no entanto, além de um facilitador, o Certificado Digital é uma necessidade. É o caso de empresas que precisam acessar o Conectividade Social ICP da Caixa Econômica Federal e/ou emitir Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e). Ainda, alguns profissionais liberais necessitam do Certificado Digital para acessar sistemas específicos de suas profissões, caso de médicos (TISS e PEP) e advogados (e-Pet, e-Doc, Cert-JUS).

Se você não está em uma situação de obrigatoriedade de uso do Certificado, ainda assim, existem ótimos motivos para adquirir o seu. O primeiro é que, na prática, utilizar a certificação digital pode se revelar uma economia — e não um gasto a mais —, especialmente se custos cartorários e com papel e impressão fazem parte da sua rotina profissional. 

No mesmo sentido, temos a economia de tempo. Além de dar adeus às filas dos cartórios, com o Certificado Digital, você tem acesso a uma série de serviços e consultas que, sem ele, exigem o deslocamento até órgãos públicos — caso do acesso ao portal da Receita Federal, o e-CAC.

Por fim, temos o fator segurança. A Certificação Digital brasileira tem normas e uma hierarquia robusta, tudo pensado para oferecer os níveis mais altos de segurança digital em identificação e autenticação para acessos e assinaturas. Com o Certificado, você pode garantir a autoria e integridade dos mais variados tipos de documentos, assinando-os com total validade jurídica.

Na hora de adquirir seu Certificado Digital, você deve se deparar com letras e números que podem confundir à primeira vista. O Certificado pode ser para fins de autenticação (indicado pela letra A), sigilo (S) ou carimbo de tempo (T).

O tipo mais comum, que é usado para assinar documentos digitalmente e acessar portais do governo, é o certificado de autenticação — nele é que estão o e-CPF e o e-CNPJ. Os certificados de autenticação podem ser de modelo 1, 2, 3 e 4, sendo o A1 e o A3 os mais utilizados.

Nos certificados A1, as chaves são geradas em um software e armazenadas na máquina do próprio usuário (computador, smartphone ou tablet); a validade é de um ano. Já no A3, as chaves são geradas e armazenadas em uma mídia criptográfica, e a validade de três anos.

Como comentamos, todo Certificado Digital tem uma validade. Isso se deve a questões normativas de segurança. Os tipos mais comuns, A1 e A3, têm 1 e 3 anos até que vençam, respectivamente. 

O Certificado de modelo A3 pode ser renovado on-line ou presencialmente desde que esteja válido, o portador esteja em posse da mídia criptográfica e não tenha havido nenhuma alteração nos dados cadastrais. Outra opção é realizar uma nova emissão, com nova validação.

É a situação em que um Certificado Digital tem sua validade encerrada antes do prazo previsto. A revogação pode partir do próprio usuário ou de uma das autoridades na cadeia hierárquica (Autoridade de Registro, Autoridade Certificadora ou a Autoridade Certificadora Raiz).

As situações comuns que ocasionam revogação do Certificado são duas: perda da mídia criptográfica (quando o próprio usuário deve prosseguir com a revogação) ou esquecimento/bloqueio da senha, uma vez que a Autoridade Certificadora não armazena cópias das senhas dos usuários.

Após adquirir seu Certificado Digital, é necessário passar por uma etapa de validação dos documentos. Esses documentos são diferentes para pessoas físicas e jurídicas.

Essa validação de documentos pode acontecer de três formas. Presencial, em que você a agenda na Autoridade de Registro mais próxima de você; por delivery, em que um Agente de Registro vai até a sua casa ou escritório; ou, ainda, por videoconferência, desde que portador já tenha passado por uma validação com coleta biométrica — com qualquer Autoridade Certificadora.

Qualquer pessoa física ou jurídica brasileira ou estrangeira em situação regular no Brasil pode ter seu Certificado Digital, observando-se os documentos necessários.

Aqui, vale o bom e velho “depende”. Para a maior parte das pessoas, o Certificado mais indicado é o e-CPF ou o e-CNPJ, ou seja, a versão digital dos cadastros de pessoa — física ou jurídica — no Brasil. Mas há, ainda, situações em que o Certificado de uso específico para emissão de NF-e ou Conectividade Social é mais recomendado.